Horários Diferentes da Equipe: Como Configurar

Nem todo mundo na equipe trabalha o mesmo horário. Uma cabeleireira só entra nas manhãs de semana, outra cobre os sábados, um terceiro folga nas segundas. Se o seu sistema de agendamento trata a equipe toda como um horário só, o cliente recebe horários que ninguém pode atender, ou os horários de pico nunca aparecem como disponíveis.

Por que não dá para usar um único horário para toda a equipe?

Porque "o negócio está aberto" e "essa pessoa está trabalhando" são duas coisas diferentes. Um salão aberto das 9h às 19h pode ter uma colorista que só entra das 10h às 15h. Se você junta os dois num calendário só, ou acaba oferecendo um horário às 9h sem ninguém para atender, ou trata o intervalo das 10h às 15h como a única janela disponível para toda a equipe, porque é quando essa pessoa de meio período está livre. Horários individuais resolvem os dois problemas de uma vez.

O que o horário individual de cada profissional deve ter?

Um horário de equipe útil precisa de quatro coisas: quais dias cada pessoa trabalha, o horário em cada um desses dias, as pausas (compartilhadas ou pessoais) e uma forma de marcar exceções pontuais, como um dia de férias. Todo o resto, como cores, etiquetas e anotações internas, ajuda, mas não é o essencial.

O horário pessoal deve substituir o do negócio ou funcionar dentro dele?

Deve funcionar dentro dele, não substituí-lo. Um cliente só deveria receber um horário quando o negócio está aberto e aquele profissional específico está escalado para trabalhar, as duas coisas ao mesmo tempo. Se o horário pessoal substitui por completo o calendário do negócio, duas coisas dão errado: alguém que trabalha até mais tarde é agendado bem no meio do horário de almoço do negócio, ou a página de agendamento abre fora do seu horário real.

A regra mais segura: o horário e as pausas do negócio valem primeiro, o horário pessoal recorta o que sobra dentro disso, e se os dois não se cruzam de jeito nenhum num dia específico, essa pessoa simplesmente não tem horário disponível naquele dia. Não precisa bloquear nada manualmente.

Como lidar com turnos partidos e meio período

O meio período é o caso fácil: anote os dias exatos em que a pessoa trabalha, o horário de cada um e desative os demais. Os turnos partidos (entra de manhã, sai, volta à tarde) são mais delicados, porque um cliente procurando um horário de meio da manhã não deveria ver uma vaga que na verdade é o intervalo de almoço de alguém. Se a equipe toda para na mesma hora, uma única pausa geral do negócio resolve. Se cada um para num horário diferente, você precisa de um sistema que aceite mais de um bloco de trabalho por dia; confira isso antes de prometer qualquer coisa ao cliente.

O que dá errado quando o horário da equipe não está configurado direito

• Deixar alguém de meio período no horário padrão do negócio. Essa pessoa é agendada para um turno que não trabalha, e você só descobre quando ela não aparece.
• Esquecer de cadastrar uma folga pontual. Um cliente agenda bem nas férias de alguém porque nada avisou o calendário que a pessoa estaria fora.
• Deixar o horário pessoal substituir totalmente o do negócio. Isso abre a página de agendamento fora do seu horário real, ou apaga a pausa que você configurou para todo mundo.
• Manter o horário real num grupo de WhatsApp e não no sistema de agendamento. Duas fontes diferentes sempre acabam desalinhadas, e a que importa é a que o cliente usa para agendar.

Como o Pronto cuida do horário de cada profissional

No Pronto, abra Configurações → Funcionários, abra um integrante da equipe e ative Horário personalizado para este funcionário. Cada dia tem seu interruptor e os horários de início e fim, e ao lado você vê o horário da localização naquele dia. A opção vem desativada: enquanto você não ativar, a pessoa segue o horário do negócio.

Depois de ativada, o horário pessoal funciona dentro do horário do negócio, sem substituí-lo. A página de agendamento só oferece um horário quando o negócio e aquela pessoa estão abertos, a pausa do negócio vale por cima, e um dia que você desativa, ou em que a janela pessoal não coincide com o horário de funcionamento, deixa essa pessoa sem horários naquele dia. A mesma checagem roda de novo quando o agendamento é enviado, então uma página antiga não consegue agendar fora do horário. O horário personalizado é um recurso do plano Starter em diante; o plano Free inclui uma única pessoa na equipe, o dono.

Conheça os limites antes de depender disso. Cada pessoa tem uma única janela de trabalho por dia mais a pausa geral do negócio, então não dá para cadastrar uma pausa pessoal em horário diferente da compartilhada. Não existe uma opção separada para férias: para um período de folga, desative esse dia para a pessoa e ative de novo quando ela voltar (os agendamentos já marcados continuam onde estão). O horário pessoal só pode reduzir o do negócio, nunca ampliá-lo. E, quando você adiciona um agendamento manualmente na agenda, o Pronto avisa se o horário está fora do expediente da pessoa, mas deixa você salvar.

Na mesma tela do funcionário ficam as comissões dele (veja como calcular a comissão da equipe), e a proteção contra sobreposição funciona por pessoa, então dois clientes não conseguem pegar o mesmo profissional no mesmo horário (veja como evitar agendamentos duplicados).

Horário de equipe por tipo de negócio

• Salões e barbearias: coloristas ou barbeiros de meio período, e quem aluga cadeira e trabalha nos próprios dias.
• Spas e esteticistas: terapeutas que só trabalham em certos dias da semana.
• Estúdios de fitness e yoga: instrutores que dão aula em poucos dias ou num único bloco do dia, e não no horário inteiro do estúdio.
• Oficinas mecânicas: mecânicos em turnos escalonados ao longo da semana.
• Estúdios de tatuagem e piercing: artistas convidados que só vêm em certos dias.