Horarios Distintos del Personal: Cómo Configurarlos

No todo el equipo trabaja el mismo horario. Una estilista solo entra las mañanas entre semana, otra cubre los sábados, un tercero libra los lunes. Si tu sistema de citas trata a todo el equipo como un solo horario, a los clientes les ofrece horas que nadie puede tomar, o tus horas de más movimiento nunca aparecen como disponibles.

¿Por qué no alcanza con un solo horario para todo el equipo?

Porque "el negocio está abierto" y "esta persona está trabajando" son dos cosas distintas. Un salón abierto de 9 a 19 puede tener una colorista que solo entra de 10 a 15. Si mezclas los dos en un mismo calendario, o terminas ofreciendo una cita a las 9 sin nadie que la atienda, o tratas el rango de 10 a 15 como la única franja disponible para todo el equipo, porque es cuando esa persona de medio tiempo está libre. Los horarios individuales resuelven los dos problemas a la vez.

¿Qué debe tener el horario de cada empleado?

Un horario de personal útil necesita cuatro cosas: qué días trabaja cada quien, sus horas en cada uno de esos días, los descansos (compartidos o personales) y una forma de marcar excepciones puntuales, como un día de vacaciones. Todo lo demás, como colores, etiquetas o notas internas, suma pero no es lo esencial.

¿El horario personal debe reemplazar el del negocio o funcionar dentro de él?

Debe funcionar dentro de él, no reemplazarlo. A un cliente solo se le debería ofrecer un horario cuando el negocio está abierto y esa persona en particular está programada para trabajar, las dos cosas a la vez. Si el horario personal reemplaza por completo el calendario del negocio, pasan dos cosas: a alguien que trabaja hasta tarde le agendan una cita justo en el horario de almuerzo del negocio, o la página de reservas se abre fuera de tu horario real.

La regla más segura: el horario y los descansos del negocio se aplican primero, el horario personal acota lo que queda dentro de eso, y si los dos no se cruzan en absoluto un día dado, esa persona simplemente no tiene horarios disponibles ese día. No hace falta bloquear nada a mano.

Cómo manejar turnos partidos y medio tiempo

El medio tiempo es el caso fácil: anota los días exactos que trabaja, sus horas en cada uno y desactiva los demás. Los turnos partidos (entra en la mañana, sale, vuelve a la tarde) son más delicados, porque un cliente que busca una cita a media mañana no debería ver un espacio libre que en realidad es la salida de alguien a almorzar. Si todo el equipo para a la misma hora, un solo descanso general del negocio lo resuelve. Si cada quien descansa a una hora distinta, necesitas un sistema que acepte más de un bloque de trabajo por día; revísalo antes de prometerle algo a un cliente.

Qué sale mal cuando el horario del personal no está bien configurado

• Dejar a alguien de medio tiempo con el horario general del negocio. Le agendan un turno que no trabaja, y te enteras cuando no se presenta.
• Olvidar cargar un día libre puntual. Un cliente agenda justo en las vacaciones de alguien porque nada le avisó al calendario que esa persona no iba a estar.
• Dejar que el horario personal reemplace por completo el del negocio. Abre la página de reservas fuera de tu horario real, o borra el descanso que configuraste para todo el equipo.
• Llevar el horario real en un chat de grupo y no en el sistema de citas. Dos fuentes distintas siempre terminan desalineadas, y la que importa es la que usan tus clientes para agendar.

Cómo maneja Pronto el horario de cada empleado

En Pronto, entra a Configuración → Empleados, abre a un integrante del equipo y activa Horario personalizado para este empleado. Cada día tiene su interruptor y las horas de inicio y fin, y al lado ves el horario de la ubicación para ese día. La opción viene desactivada: mientras no la actives, la persona sigue el horario del negocio.

Una vez activada, el horario personal funciona dentro del horario del negocio, no en su lugar. La página de reservas solo ofrece una hora cuando el negocio y esa persona están abiertos, el descanso del negocio se aplica encima, y un día que desactives, o uno en que la ventana personal no coincide con el horario de apertura, deja a esa persona sin horarios ese día. La misma comprobación se repite cuando se envía la reserva, así que una página vieja no puede reservar fuera de horario. El horario personalizado es una función del plan Starter en adelante; el plan Free incluye a un solo integrante, el dueño.

Conoce los límites antes de depender de esto. Cada persona tiene una sola ventana de trabajo por día más el descanso general del negocio, así que no se puede cargar un descanso personal a una hora distinta del compartido. No hay una opción aparte para vacaciones: para un tiempo libre, desactiva ese día para la persona y vuelve a activarlo cuando regrese (las citas que ya estaban agendadas no se mueven). El horario personal solo puede acotar el del negocio, nunca ampliarlo. Y cuando agregas una cita a mano en la agenda, Pronto te avisa si la hora queda fuera del horario de la persona, pero te deja guardarla.

En esa misma pantalla del empleado están sus comisiones (mira cómo calcular la comisión del personal), y la protección contra empalmes funciona por persona, así que dos clientes no pueden tomar al mismo especialista a la misma hora (mira cómo evitar reservas duplicadas).

Horarios de personal según el tipo de negocio

• Peluquerías y barberías: coloristas o barberos de medio tiempo, y quienes alquilan silla y trabajan sus propios días.
• Spas y esteticistas: terapeutas que solo trabajan ciertos días de la semana.
• Estudios de fitness y yoga: instructores que dan clases unos pocos días o en un solo bloque del día, no en todo el horario del estudio.
• Talleres mecánicos: mecánicos con turnos escalonados durante la semana.
• Estudios de tatuajes y piercing: artistas invitados que vienen solo ciertos días.